银河线路检测中心关于2024年“银河线路检测中心求是飞鹰计划”录取人员办理派出和财务手续的通知
银河线路检测中心“银河线路检测中心求是飞鹰计划”被录取人员：
2024年“银河线路检测中心求是飞鹰计划”第一批、第二批录取结果已经公布，申请人可登录学校研究生教育管理信息系统（https://yjsy.zju.edu.cn/，以下简称学校系统）查询录取结果。“银河线路检测中心求是飞鹰计划”资助期限为6-24个月，资助内容为资助期限内的奖学金和一次往返国际旅费。奖学金是用于资助留学人员在外学习期间的基本学习生活费用，可用于支付生活费、注册费、医疗保险费、书籍资料费、板凳费、签证延长费等。奖学金资助标准按照国家及学校相关规定执行，以录取时学校研究生教育管理信息系统信息为准。一次往返国际旅费是指用于资助留学人员出国、结束学业联合培养回国的交通费用（各一次），往返旅费总额不超过1.5万元。
请被录取人员按以下流程办理派出和财务相关手续：
一、领取并签署《资助留学协议书》
被录取人员出国前应按学校规定的程序和方式签署学院、录取人员本人、担保人三方《资助出国留学协议书》（为保证协议的签署和履行，担保人一般为录取人员的浙大指导教师；甲方签字人为学院（系）分管领导）。请被录取人员登录银河线路检测中心研究生教育管理信息系统（以下简称系统，网站：https://yjsy.zju.edu.cn）-应用中心-因公出国（境）-项目申请页面，审核通过后的项目申请记录“操作”列下载协议书，自行打印，协议书经本人及担保人签字后在提交出国（境）申请时作为附件上传系统。
本协议电子版保存在学校系统，乙方、丙方可通过乙方在系统的账号下载、打印、签署，并在线提交甲方审核。乙方、丙方签署协议并送达甲方即代表乙方、丙方认可协议相关条款并愿意承担相关责任。协议通过甲方审核后生效，甲方无需在协议中签字盖章。
二、办理因公出国及预借奖学金等手续
1. 办理因公出国手续
请申请人在派出前两个月左右按照《银河线路检测中心研究生因公出国或赴港澳台申请手续办理流程（新系统）》办理出国（境）手续。
请申请人登陆系统，在系统-应用中心-因公出国（境）-“出国（境）申请”发起申请，点击“新增”，在“是否有项目申请？”选择“是”，根据项目类型和项目名称，选择相应的已有项目，点击确定，填写出国（境）申请。申请表“出访任务”一栏选择“求是飞鹰计划”，“其他在外费用”和“国际旅费”请选择“求是飞鹰计划”，“国内外资助单位及方式”一栏填写：2024年银河线路检测中心求是飞鹰计划资助，出国前预支70%生活费和国际旅费（如有）。出国（境）申请经导师、学院研究生科（院系同意后审批）、学院分管副院长在线审批通过后，申请人可在页面“操作”栏点击“下载”，下载审批表，此审批表可用于办理财务等相关手续（无须线下签字盖章）。
2. 办理经费申请及预借款手续
留学期限在12个月及以内的留学人员，出国前可借支70%的奖学金和国际旅费（如有）；留学期限在12个月以上的留学人员，出国前可借支第一年70%的奖学金和国际旅费（如有），派出后第二年再行借支剩余留学期间70%的奖学金。留学人员按期回校并按规定继续学习，经学校确认后，按照相关规定凭据报销。（温馨提醒：如确因特殊情况需提前回校，经学校审批同意后，奖学金的发放按实际在外时间确定。奖学金根据出访时长按月发放，不足30天的不算1个月，举例：出访总时长为200天，按照6个月发放生活费。）
所有经费开支须经相关经费主管部门审核批准。经费借款及报销时间一般为2024年第二季度（如经费提前下达，将通过QQ群告知学生）-11月30日，请合理制定出访计划（具体时间根据学校下拨经费时间调整）。原则上请在出国（境）前一个月左右办理派出前预借款手续。
申请人在系统-应用中心-因公出国（境）模块，发起“经费申请”，“申请类型”选择“派出前预借款”，填写预借款奖学金“当日汇率”（该当日汇率仅供经费申请参考，非实际报销汇率）和“国际旅费”（如有），借支第一年70%奖学金和国际旅费（如有），核对信息无误后提交，如有特殊情况可在“备注”中说明。银河线路检测中心研究生科每月在系统定期审核，向研究生院在线提交经费申请。研究生院复核后，授权经费至银河线路检测中心，再由银河线路检测中心负责授权经费给学生（届时会通知，请耐心等待），经费有效期一般为2周，遇寒暑假为一个月，逾期不再重新授权。
学生可在学校计划财务处“综合财务管理平台”（http://cwcx.zju.edu.cn/）查看经费到账情况，获授权经费后，请在该平台及时预约暂借款、打印预约借款单，并应在经费有效期内尽快完成预借款手续。
3.前往所在院系教学部门办理相关审批手续（无需至银河线路检测中心）
情况一：留学时间在12个月及以内或留学时间在12个月以上第一年派出前，被录取人员请携带以下资料到所在院系教学部门的研究生因公出国（境）相关事务负责人处办理相关手续。
（1）银河线路检测中心预约借款单（网上预约）
（2）《银河线路检测中心研究生因公出国或赴港澳台申请表》；
（3）邀请（信）函复印件；
（4）护照个人信息页、有效签证复印件；
（5）机票行程单或订单等（如有）。
院系审核材料后：预约借款单“经费主管”需院系教学部门的研究生因公出国（境）相关事务负责人签字盖章，“经办人”需学生本人签字。
情况二：留学时间在12个月以上的留学人员，派出后第二年，经办人携带以下资料到所在院系教学部门的研究生因公出国（境）相关事务负责人处办理相关审批手续。
（1）银河线路检测中心预约借款单（网上预约）；
（2）《银河线路检测中心研究生因公出国或赴港澳台申请表》；
（3）护照个人信息页、有效签证、出境记录复印件；
（4）委托办理书（被录取人员手写签字）。
院系审核材料后：预约借款单“经费主管”需院系教学部门的研究生因公出国（境）相关事务负责人签字盖章，“经办人”可由经办人签字。
4. 前往计划财务处会计核算中心办理借汇手续
按预约借款单的预约时间、预约窗口前往紫金港（东区、西区）/玉泉/华家池会计核算分中心外汇管理窗口办理。需准备“3.前往所在院系教学部门办理相关审批手续的材料”一式二份。
温馨提醒：根据国家外汇管理局相关规定，同一人同一次出国（境）预借外币现钞额度不得超过10000美元。预借奖学金10000美元以内的，需按以下5-6步骤办理用汇手续，超出部分将以人民币打款至被录取人员银行卡。
5. 凭以下材料，至中国银行浙大支行（求是路28-30号）办理用汇手续（0571-87968506）：
（1）《浙江省省级预算内单位因公出国用汇审核表》；
（2）转账支票；
（3）《银河线路检测中心研究生因公出国或赴港澳台申请表》；
（4）邀请（信）函复印件；
（5）申请人护照、身份证原件（如委托他人办理，除申请人护照、身份证复印件外，还需提供经办人身份证原件）。
6. 学生持银行返回材料回各校区核算分中心继续办理外币借款手续，材料如下：
（1）中行回单四张（支票存根、白色水单、国内支付业务收及付款回单）；
（2）《浙江省省级预算内单位因公出国用汇审核表》第二联。
7. 温馨提示：
（1）请录取人员加入2024浙大学校公派QQ群以方便交流，群号：466415601，进群密码“求是创新2024”，进群后请修改群昵称为“姓名+派出国别+派出学校”，为保护隐私，定期清理无关人员，请注意查看群公告和群文件。
（2）如拟回国（境）日期超出拟毕业时间，须在提交出国（境）申请前办理好延长修业年限手续。学位论文答辩应在返校后进行，请各位同学预留充裕时间在回国（境）后办理学位论文答辩等毕业、学位授予相关后续。
（3）如办理签证需要开具派遣证明/英文资助证明，请根据
银河线路检测中心因公出国签证所需派遣证明英文资助证明办理流程.pdf，草拟证明并准备相应材料前往银河线路检测中心国合办（地址：银河线路检测中心综合楼503）开具派遣证明/英文资助证明。
（4）为方便学生订票，加强管理，机票一般在银河线路检测中心接待中心票务（联系人：马建平老师，电话：13819493079，邮箱：420201087@qq.com，地点：紫金港校区小剧场406）预定，申请人可自行联系。如自行订票，须符合学校研究生因公出国（境）有关规定，符合校计财处有关规定，如违反有关规定而导致无法报销的，责任自负。
三、公派留学管理要求
1. 留学资格有效期：第一批至第三批录取人员一般应在2024年12月31日前派出，第四批录取人员一般应在2025年3月底前派出。
2. 被录取人员应按录取时确定的留学期限、留学单位、留学计划等在规定的资格有效期内派出。原则上不接受因各种非客观原因造成的留学前较为重大的情况变更申请，包括但不限于延长留学资格有效期、变更留学国别或留学单位、缩短留学期限、放弃留学资格等。如确有合理的特殊情况申请变更的，请申请人在学校研究生教育管理信息系统-应用中心-因公出国（境）-派出前情况变更，提交申请。在出访国家、留学单位、外导、资助期限不变的情况下，出访人实际出访时间有变动但在留学资格有效期内的，可视作按期出访，无须提交项目申请信息变更，直接办理因公出国（境）申请手续即可。资助期限严格按照申请时获批的资助期限执行，如留学期限有变动，只能申请缩短资助期限（留学期限不能短于180天），不能延长资助期限。获得学校公派留学资格，未经学校批准擅自放弃且时间在5年以内，或经学校批准放弃且时间在2年以内，不能申报国家留学基金资助的各类项目、学校公派留学项目（包括但不限于校派项目、博士生新星计划等）、学校对外交流项目（包括但不限于校级交换生项目、短期交流项目等）等校级研究生对外交流项目。
3. 逾期未成行者、未经批准逾期未归、评估不合格或回国后逾期未办理回国报到手续者、未按要求完成培养环节者，本次项目资助资格将自动失效。
4. 被录取人派出期间须与国内导师和所在院系保持联系，每月提交学习总结给国内导师和所在院系。
5. 派出后，若因学习、研究需要在境外期间确需变更出国时间、学校、导师的，请按照《银河线路检测中心研究生因公出国或赴港澳台申请手续办理流程（新系统）》在派出时间到期前1个月申请国（境）外状态变更，延长期限最长不超过原派出期限，在外累计留学期限原则上不超过24个月（含延长期间）。学校不资助延期期间的生活费。对因航班等特殊原因超出留学期限1个月（含）以内抵达国内的，不作违约处理。
6. 公派出国留学人员在规定的留学期限内回国或赴留学所在国以外国家（地区）休假或开展学术交流、科研工作等，离开留学所在国前，应获国外留学单位同意，并按《银河线路检测中心研究生因公出国或赴港澳台申请手续办理流程（新系统）》的要求在学校系统提交“境外交流期间赴第三国或其他地区”的一条新的出国（境）申请。
中途离开留学所在国期间仍在资助期限内的，奖学金按下列原则处理。
公派出国留学人员因学术科研需要等合理的原因，经批准中途离开留学所在国的，资助期限以12个月（含）为计算周期，每个周期内累计离开留学所在国不超过30天（含）的，奖学金照常发放；计算周期低于12个月（不含）且高于6个月（含）的，期间累计离开留学所在国不超过15天（含）的，奖学金照常发放。超过前述期限的，自超出之日起按天扣除或退还奖学金。
四、回国报到及财务报销
1. 返校手续：
回国（境）返校两周内根据《银河线路检测中心研究生因公出国或赴港澳台申请手续办理流程（新系统）》办理返校手续，审批通过后才能生成“入境复学”学籍异动。登录系统，在应用中心-因公出国（境）-回国（境）申请，填写信息，将护照个人信息页、有效签证页、出入境记录页面、回国（境）报告（包括参会情况、收获、心得体会等，不少于3000字）、2-3张在外交流照片等回国（境）资料作为附件上传系统，提交回国（境）申请。
2. 办理经费申请及报销手续：
系统中回国（境）手续审批完成后，申请人在系统-应用中心-因公出国（境）模块，发起“经费申请”，“申请类型”选择“返校后报销”，申请剩余奖学金和国际旅费（如有），核对信息无误后，提交经费申请。银河线路检测中心研究生科每月在系统定期审核，向研究生院在线提交经费申请（授权经费给学生时会通知，请耐心等待）。
学生在填写回国（境）申请时应核对并修正出国（境）经费来源“其他在外费用”和“国际旅费”，如有特殊情况，应填写个人和导师签字的特殊情况说明并上传相应证明材料，导师或银河线路检测中心审批时应给出具体审批意见，比如“情况属实，同意报销”等。获授权经费后，登录计划财务处“综合财务管理平台”（http://cwcx.zju.edu.cn/）-网上报账业务-申请报销单-因公出国（境）模块预约剩余奖学金生活费和国际旅费（如有）的报销，同时在特殊预约业务-冲销特殊暂借款模块预约之前暂借款的冲销，并打印相关预约单。
学生本人尽早持以下材料到院系教学部门的研究生因公出国（境）相关事务负责人审核材料，并在经费有效期内尽快完成报销手续（无需至银河线路检测中心）。
（1）预约冲销单、预约报销单
（2）《银河线路检测中心研究生因公出国或赴港澳台申请表》《银河线路检测中心研究生因公出国或赴港澳台回国（境）审核表》；
（3）邀请（信）函复印件；
（4）护照个人信息页、有效签证、出入境记录复印件；
（5）相关票据及支付记录等材料。
其中，机票要求提供机票行程单（或订单及发票）、登机牌、支付记录（已借款支付则无需提供）；如乘坐非境内航空公司的航班，须在系统填写《乘坐非国内航空公司航班和改变中转地申请表》（学生用）。
在外住宿费发票或收据、支付记录等；如为租房，还需提供与房东本人签定的租房协议以及房东手写收据。
温馨提醒：单张或连号发票合计金额在1000元（含）以上的支出，均应提供银行对账单、支付宝电子账单等支付记录；支付房租为现金支付的，收款单位或金额与发票不一致的等情况，还需提供《支付情况说明书》（加盖所在院系教学部门公章），表格见计划财务处网站（http://cw.zju.edu.cn/）-下载专区-空表下载栏。
院系审核资料后：预约冲销单和预约报销单“经费主管”需院系教学部门的研究生因公出国（境）相关事务负责人签字盖章，“经办人”需学生本人签字。
3.请携带2.中的前述材料（一式二份）按预约窗口、预约时间前往各会计核算分中心外汇管理窗口办理相关报销手续。
附件：
3. 银河线路检测中心研究生公派出国留学总结（模板）.doc
银河线路检测中心研究生教育办公室
2024年4月7日
