链接：银河线路检测中心研究生因公出国或赴港澳台申请手续办理流程（2019年5月24日）-全部公告 - 银河线路检测中心研究生院  http://grs.zju.edu.cn/redir.php?catalog_id=16313&object_id=159810

一、出国手续

1．  填写出国申请：请登陆银河线路检测中心全日制研究生管理信息系统-因公出国（境）模块下填写因公出国（境）申请，上传邀请信扫描件。填写完整后导出打印申请表格。请办理两份原件表格，一份留学院（系），一份自己留存。

（1）出访时间和会议时间：出访时间请填写出入境中国大陆时间，根据邀请信任务时间填写，根据计财处规定，考虑到乘坐航班情况，出访时间和邀请信中任务时间的出入天数不得超过亚洲内2天、亚洲外3天。会议时间须严格按照会议邀请信时间填写。

（2）邀请信扫描件：邀请函内容须符合银河线路检测中心印发《银河线路检测中心关于因公临时出国（境）审批与管理工作的规定》的通知的规定。须使用正式抬头纸，邀请人手写签名，如邀请信为非英语的外语语种书写，必须附上导师签名认定的中文翻译件。

（3）定向、委培生申请出国（境）：需上传本人工作单位人事部门签字盖章的单位同意派出函（和邀请信扫描件合并成一个pdf上传系统），并同时到本人工作单位办理出国（境）手续和出国（境）任务批件。

2．  出国（境）审核：请携带（1）银河线路检测中心研究生出国（境）申请表原件2份和（2）邀请信扫描件及（3）其他相关证明材料（如定向、委培生单位同意派出函），先后递交至导师、学院（系）研究生科、学院党政领导等签署意见、签字，最后加盖学院（系）章。学院（系）审核材料后，在研究生管理系统-因公出国（境）模块网上审核通过并留存1份纸质申请表3年。学院（系）网上审核通过后，学生即可办理后续手续。  

为确保记录准确，研究生院将在出访当月进行网上审核。网上申请一旦审核通过，出访时间将无法更改；如出访时间晚于申请表上所填写的月份出行，请提前联系研究生公派出国办公室以便及时修改信息。如因签证等原因没有最终出行请办理“实际未出国”，见“三、其他注意事项”。

3．  国外状态变更办理流程（延期回国/提前回国/转校/转导师）（一次出国记录限申请一次）：若因学习、研究需要确需变更出国时间、学校、导师的，请根据《银河线路检测中心公派出国国外状态变更（延期回国/提前回国/转校/转导师）办理流程》在派出时间到期前一个月申请国外状态变更。

4.  其他注意事项：

（1）出国(境)时间超出学习期限：出国（境）前需先至学院研究生科办理完成延长学习期限手续：登陆银河线路检测中心研究生信息服务平台，填写并打印“银河线路检测中心研究生学籍异动申请表”。在“学籍异动”一栏内选择“异动申请”，异动类型为延长学习年限；填写内容为：延期时间（异动起始截止日期）、异动事由。

（2）出国（境）时间有变更：（1）90天以上出国（境）任务，出国（境）时间如提前或延期超过2周，或出国月份有变动，请及时联系研究生院和学院退回出国申请，修改出国时间；若不通知，将按原申请时间办理学籍手续（出国申请审核通过后，自动生成学籍异动记录）。（2）90天以下出国（境）任务，出国（境）时间如有变动，请联系研究生院和学院退回出国申请，修改出国时间。

（3）岗位助学金发放问题：相关事项请参考《因公出境研究生岗位助学金的发放说明》或咨询学籍管理办公室（紫金港校区西区研究生教育综合楼803，0571-88981401）。

5.  出国后续手续：

（1）派遣证明/资助证明：如办理签证需要，请根据《【派遣证明】转发外事处、本科生院、研究生院关于简化学生办理因公出国签证所需派遣证明手续的通知》  前往学院（系）开具派遣证明。

（2）护照：若尚未办理护照，请持一份因公出国境申请表复印件到保卫处审核，办理户籍处理手续（详见保卫处《各类户籍证明及身份证补办手续流程》），再到公安局办理因私护照。

二、返校手续

回国两周内，请尽快及时办理返校手续，否则无法做学籍恢复处理，以致影响岗位助学金的发放和医疗保险的办理。

1.  回国返校手续：

（1）  填写回国资料：请在研究生管理系统-因公出国境-回国资料模块填写并上传回国资料。 “护照出国回国日期”请填写护照上盖章的出入境中国大陆时间。请将（1）护照个人信息页、（2）出入境记录（出入境中国大陆红色边检章或行程单或登机牌或公安局出入境记录）、（3）1000字以上回国总结、（4）2-3张在外交流照片等合并成一个pdf文件后上传到系统，校派、人文社科、学术新星计划、短期交流项目等项目回国资料具体要求请参考项目要求。

（2）  返校学院报到：网上填写信息后打印表格，请本人持银河线路检测中心公派出国研究生回国报告书、回国总结、护照原件等相关资料至学院（系）报到办理入境复学手续。学院（系）研究生科老师须见到学生本人并核实护照及出入境记录等相关信息后，网上审核通过并将纸质材料留档3年。

2.  学籍注册手续：研究生院网上审核通过“回国资料”后，请到学院（系）办理学籍注册手续。如果过了注册时间，请学院（系）负责注册的老师发邮件到研究生管理处学籍办公室（wl@zju.edu.cn）申请补办注册，请在邮件中注明学生的姓名、学号、申请补注册的原因。岗位助学金发放问题请参考因公出国境研究生岗位助学金发放说明。

3.  实际未出国办理：如已填写出国申请、学院（系）及研究生院均已审核通过但实际未出国，请根据实际情况撰写实际未出国境情况说明（内容包括本人在读信息，本次申请出国境信息，未出国境原因），导师签署意见并签字，学院（系）分管领导签署意见并签字加盖院章，请在研究生管理系统-因公出国（境）-回国资料-“回国资料上传”中选择“实际未出国”，并将实际未出国境情况说明扫描件和相关证明材料扫描件合并成一个pdf文件后上传。学院保留纸质版文档。

4.  若有报销任务：凭因公出国境申请表、学院（系）盖章的签证费、保险费发票等相关原始票据至学校计财处办理，学生出访无需事先至行政服务办事大厅外事处窗口领取出国、赴港澳任务批件。校派等特定项目的财务报销请参考各项目相关通知。  

5.  提取国家公派留学人员保证金：得到“国家公派研究生项目”和其它国家留学基金项目资助的研究生回国后，若需提取国家公派留学人员保证金，请本人持护照和已填写完毕的“国家公派留学人员回国报到提取保证金证明表”（请留基委网站下载最新版本）原件和复印件各一份，到紫金港行政服务办事大厅研究生院窗口（7、8号窗口，咨询电话：88981563）办理国内推选单位报到手续。提取保证金的后续手续按国家留学基金管理委员会要求办理。

研究生培养处

2019年5月24日